Ben Brix, Architekt und nach eigenen Angaben “Hobby-Entwickler” mit etwas AI-Unterstützung, gab einen sehr persönlichen und pragmatischen Einblick in das Wissensmanagement-System seines Architekturbüros. Gezeigt wurden reale Projektdaten aus dem laufenden Betrieb.

Von Word-Dateien zur FileMaker-Datenbank

Die Entwicklung begann unspektakulär: Wissen lag in Word-Dateien auf dem Server. Als die Anzahl der Fragen unter den 30 Kolleg:innen unüberschaubar wurde, kam ein kleines Wiki-System dazu. Daraus entstand schließlich eine umfangreiche FileMaker-Lösung für Normen, Checklisten, Erfahrungsberichte und projektbezogene Aufgaben – inzwischen knapp 4.000 Einträge.

Datenpflege und Qualitätssicherung übernehmen zwei bis drei Personen im Team. Eine offenere Variante, bei der jeder direkt Inhalte eintragen konnte, hatte sich nicht bewährt – weder in Quantität noch in Qualität.

Login ohne Benutzernamen

Eine erste UI-Entscheidung betraf das Login: Warum überhaupt einen Benutzernamen abfragen, wenn das Passwort allein zur Authentifizierung ausreicht? Ben reduziert die Hürde auf das absolute Minimum – ein Eingabefeld, ein Passwort, fertig.

Mini-Links – immer präsent

Ein häufiges Problem bei internen Tools: Sie werden geöffnet, einmal verwendet, dann minimiert und vergessen. Ben hat dem mit einem Mini-Links-Interface entgegengewirkt: einer kompakten Werkzeugleiste, die permanent am Bildschirmrand sichtbar bleibt und Schnellzugriff auf die wichtigsten Programmteile bietet. So bleibt die Datenbank im Arbeitsalltag präsent, ohne den Workflow zu stören.

Suche, die zum Nutzerverhalten passt

Ben beobachtete früh, dass Nutzer “genügsam” sind – komplexe Filter und Typologien werden kaum verwendet. Eine einfache Schlagwort- oder Volltextsuche ist die bevorzugte Interaktion, auch wenn sie oft zu viele Treffer liefert.

Bei stark frequentierten Themen wie der Hessischen Bauordnung (HBO) entstehen über die Jahre Dutzende Erfahrungsberichte – wertvoll, aber überwältigend, wenn man eigentlich nur den Originaltext der Norm sucht. Bens Lösung: ein dedizierter Button “Nur Primärquellen anzeigen”, der genau die ursprünglichen Dokumente und Handlungsanweisungen herausfiltert und alle abgeleiteten Diskussionsbeiträge ausblendet.

Eingabe per Drag & Drop und Verschlagwortung

Beim Anlegen neuer Inhalte wird das Dokument einfach in ein Eingabefeld gezogen, anschließend werden Schlagwörter und Leistungsphasen (nach HOAI) zugewiesen. Die Verschlagwortung ist der Schlüssel zum späteren Wiederfinden – die Pflege bleibt jedoch konsequent bei den wenigen Power-Usern.

Karten- und Notiz-Fenster

Ergänzend zum Hauptinterface gibt es projektbezogene Notiz-Fenster – konzeptionell ähnlich zu Apple Notizen: unsortiert, schnell, immer am Projekt anhängend. Über eine Sondertaste lässt sich aus dem Karten-Fenster ein freistehendes Fenster machen, das parallel zu anderen Inhalten geöffnet bleibt.

Optische Details

Um den nativen Apple-Look zu erreichen, hat Ben kleine PNG-Grafiken in die Ecken der Layouts eingebaut und so abgerundete Fenster-Ecken simuliert. Christian Schmitz wies darauf hin, dass das MBS-Plugin diese runden Ecken nativ unterstützt – ein Tipp, den Ben gerne aufgriff.

Fazit

Die Teilnehmer waren beeindruckt vom Designverständnis und der konsequenten Nutzerorientierung. Bens Ansatz zeigt eindrucksvoll, wie viel mit klar fokussierten UI-Entscheidungen erreichbar ist – auch ohne tiefe Programmiererfahrung.

Im Prinzip wurde hier die komplette Business-Logik auf dem User Interface abgebildet, indem detaillierte Elemente jeden einzelnen Workflow-Schritt begleiten. Somit entfällt nahezu die Notwendigkeit, die Workflows im Code zu verankern. Anstatt Code mit generischem Interface gibt es hier ein sehr individuelle und praxisbezogene Anwendungsschicht direkt im UI.