Ben Brix, Architekt und “Hobby-Entwickler mit AI-Unterstützung”, gab einen persönlichen und pragmatischen Einblick in das auf Basis von FileMaker umgesetzte Wissensmanagement-System in einem Architekturbüro.

Von Word-Dateien zur FileMaker-Datenbank

Die Entwicklung begann unspektakulär: Der Erfahrungsschatz lag ursprünglich in Form von einzelnen Textdateien auf dem Server. Mit zunehmender Anzahl der Dokumente musste jedoch eine neue Lösung her und es kam ein bürointernes Wiki-System dazu. Dieses wurde schließlich durch eine umfangreiche FileMaker-Lösung für mehr als 4.000 Normen, Dokumente, Checklisten und Erfahrungsberichte ersetzt.

Auch wenn theoretisch jede:r aus dem Team direkt Einträge in die Datenbank eintragen kann, wird diese Aufgabe aus Gründen der Datenpflege und Qualitätssicherung jedoch nur von drei Personen im Team übernommen. Für schnelle Hinweise gibt es ein System zur unkomplizierten Kommentierung von Beiträgen.

Login ohne Benutzernamen

Eine erste UI-Entscheidung betraf das Login: Da es sich um eine bürointern genutzte Datenbank handelt, sollte die Anmeldung so einfach wie möglich sein. Warum überhaupt einen Benutzernamen abfragen, wenn das Passwort allein zur Authentifizierung ausreicht? Die Hürde wurde also auf das absolute Minimum reduziert: ein Eingabefeld, ein Passwort, fertig.

Mini-Links – immer präsent

Ein häufiges Problem bei internen Tools: Sie werden geöffnet, einmal verwendet, dann minimiert und vergessen. Ben hat dem mit einem Mini-Links-Interface entgegengewirkt: Das Fenster der Datenbank kann auf eine Icon-Leite reduziert werden, die permanent am Bildschirmrand sichtbar bleibt und Schnellzugriff auf die wichtigsten Programmteile bietet. So bleibt die Datenbank im Arbeitsalltag präsent, ohne den Workflow zu stören.

Suche, die zum Nutzerverhalten passt

Ben beobachtete früh, dass Nutzer „genügsam" sind – komplexe Filter und Typologien werden kaum verwendet. Eine einfache Schlagwort- oder Volltextsuche ist die bevorzugte Interaktion, auch wenn sie oft zu viele Treffer liefert.

Bei stark frequentierten Themen wie Bauordnungen oder speziellen Normen entstehen über die Jahre Dutzende Erfahrungsberichte – wertvoll, aber überwältigend, wenn man eigentlich nur den Originaltext der Norm sucht. In diesem Fall hilft ein dedizierter Button “Nur Primärquellen anzeigen”, der eben diese Dokumente herausfiltert und alle abgeleiteten Diskussionsbeiträge und Sekundärliteratur ausblendet.

Eingabe per Drag & Drop und Verschlagwortung

Beim Anlegen neuer Inhalte wird das Dokument einfach in ein Containerfeld gezogen, anschließend werden Schlagwörter und Leistungsphasen (nach HOAI) zugewiesen. Die Verschlagwortung wurde bei zunehmender Anzahl an Beiträgen immer wichtiger, um relevante Ergebnisse gezielt finden zu können. Schlagwörter können daher nach einfachen Regeln flexibel ergänzt werden. Sie werden sowohl bei der Ergänzung als auch bei der Suche vom System vorgeschlagen.

Karten- und Notiz-Fenster

Ergänzend zum Hauptinterface gibt es projektbezogene Fenster für Notizen, Protokolle, Aktenvermerke und weitere projektbezogene Informationen. Konzeptionell ähnlich zu Apple Notizen: unsortiert, schnell, immer am Projekt anhängend. Über eine Sondertaste lässt sich aus dem Karten-Fenster ein freistehendes Fenster machen, das parallel zu anderen Inhalten geöffnet bleibt.

Optische Details

Um den nativen Apple-Look zu erreichen, hat Ben kleine PNG-Grafiken in die Ecken der Layouts eingebaut und so abgerundete Fenster-Ecken simuliert. Christian Schmitz wies darauf hin, dass das MBS-Plugin diese runden Ecken nativ unterstützt – ein Tipp, den Ben gerne aufgriff.

Fazit

Die Teilnehmer waren beeindruckt vom Design und der konsequenten Nutzerorientierung. Bens Ansatz zeigt eindrucksvoll, wie viel mit klar fokussierten UI-Entscheidungen erreichbar ist – auch ohne tiefe Programmiererfahrung.

Im Prinzip wurde hier die komplette Business-Logik auf dem User Interface abgebildet, indem detaillierte Elemente jeden einzelnen Workflow-Schritt begleiten. Somit entfällt nahezu die Notwendigkeit, die Workflows im Code zu verankern. Statt eines Codes mit generischem Interface gibt es hier ein sehr individuelle und praxisbezogene Anwendungsschicht direkt im UI.